Oficinas inteligentes al servicio de la productividad

Las Oficinas inteligentes potencian la experiencia y bienestar de los ocupantes y están recibiendo atención prioritaria hoy. Sistemas inteligentes de iluminación, climatización, reservación de salas y servicios que se adaptan a preferencias individuales están mudando el concepto tradicional de lugar de trabajo.

Este artículo revela por qué la implementación de oficinas inteligentes no es una mera tendencia, sino una estrategia visionaria adoptada por empresas líderes. Aquí conocerás:

  • Principales tecnologías que propician la metamorfosis de las oficinas.
  • Cómo potencian productividad, reducen costos fijos y disminuyen huella ambiental.
  • Pasos para ejecutar una transición exitosa según tus necesidades.

Te invitamos a comprender los beneficios tangibles que conlleva invertir en optimizar experiencia de tus empleados a través de la tecnología. Descubre por qué conceptos como IoT, big data y IA aplicados al ámbito laboral están rediseñando workspaces que las personas disfrutan.

¿Qué son las oficinas inteligentes?

Las oficinas inteligentes (smart offices) son espacios de trabajo optimizados a través de la tecnología para mejorar la productividad de los empleados, promover la eficiencia energética y generar un mejor ambiente de trabajo.

Incorporan sistemas automatizados de control de iluminación, climatización, seguridad y otros servicios que se adaptan a las necesidades y preferencias del personal. Además, aprovechan la conectividad y los dispositivos inteligentes para facilitar tareas y procesos cotidianos.

¿Quiénes intervienen en este concepto?

Diferentes actores confluyen para transformar un espacio convencional en una oficina inteligente:

  • Empresas y empleadores: son quienes invierten en la adecuación de sus espacios de trabajo para obtener beneficios en productividad, costos y retención de talento.
  • Proveedores de tecnología: empresas tecnológicas desarrollan soluciones específicas para automatización y conectividad laboral como controles de acceso, asistentes virtuales, administración de salas de reuniones y más.
  • Integradores de sistemas: son los especialistas que se encargan de diseñar, implementar y programar todas las soluciones para que funcionen en conjunto.
  • Arquitectos y diseñadores: tienen un papel determinante en la distribución y acondicionamiento de los espacios físicos para optimizar flujos y accesos, aprovechando la domótica.
  • Empleados: son los principales usuarios que disfrutan los beneficios directos de trabajar en este tipo de entorno laboral inteligente.

¿Dónde se desarrolla este concepto?

Las oficinas inteligentes se pueden implementar en diferentes tipos de empresas e industrias, desde startups de tecnología hasta grandes corporaciones tradicionales. Algunos ejemplos son:

  • Edificios corporativos modernos: desde su construcción se incorporan sistemas de automatización, sensores, controles centralizados y toda la infraestructura de cableado necesaria. Esto facilita la evolución progresiva hacia una oficina inteligente.
  • Espacios de trabajo compartidos: conocidos como coworkings, cada vez incluyen más tecnología para que los miembros accedan y reserven salas desde apps móviles, usen equipos informáticos compartidos y más.
  • Oficinas con reformas: negocios establecidos en edificios convencionales pueden hacer importantes mejoras tecnológicas con reformas parciales, instalación de gadgets y automatización paulatina de procesos.
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¿Cuándo surgen y evolucionan?

La concepción de oficinas inteligentes comienza a gestarse con la llegada del internet de las cosas, el big data y la inteligencia artificial aplicados al ámbito laboral, aproximadamente en la década de 2010.

Desde entonces la innovación ha sido progresiva y constante. Algunos hitos relevantes:

  • En 2015 se instalan los primeros sistemas de asignación automática de puestos de trabajo según presencia de empleados.
  • En 2018 aparecen aplicaciones que permiten controlar desde el celular o tableta los diferentes sistemas e instalaciones de una oficina inteligente.
  • En 2021 la pandemia acelera cambios que privilegian flexibilidad y trabajo híbrido. Surgen soluciones para salas de reuniones híbridas.
  • Se estima que para 2025 más del 70% de las empresas contará con algún grado de automatización en sus oficinas.

¿Por qué adoptar el modelo de oficina inteligente?

Las organizaciones migraran hacia el concepto de oficinas inteligentes motivadas por los numerosos beneficios que implica:

Para empleadores y empresas

  • Aumento de la productividad.
  • Reducción de costos operativos.
  • Flexibilidad y adaptabilidad del espacio de trabajo.
  • Mejor aprovechamiento de la infraestructura.
  • Decisiones administrativas basadas en datos.

Para empleados

  • Experiencia de usuario superior.
  • Entorno personalizado según funciones y necesidades.
  • Movilidad, ubiquidad y trabajo desde cualquier sitio.
  • Mayor bienestar y equilibrio vida-trabajo.

Impacto social y ambiental

  • Promueve trabajo remoto y reducción de traslados.
  • Fomenta prácticas sostenibles
  • Optimiza consumo de recursos como papel y energía.

¿Cómo se implementa una oficina inteligente?

Transformar un edificio convencional en una oficina inteligente es un proceso estratégico que involucra:

1. Análisis inicial

Se realiza una evaluación a fondo para determinar:

  • Necesidades organizacionales
  • Procesos susceptibles de automatizar
  • Aspectos de infraestructura a optimizar
  • Presupuesto disponible

2. Diseño integral

Se define un diseño que integre soluciones tecnológicas con:

  • Distribución de espacios físicos
  • Mobiliario inteligente
  • Redes y cableado de datos
  • Domótica e instalaciones eléctricas

3. Selección de sistemas

Se eligen los sistemas tecnológicos más indicados en cuanto a:

  • Software de gestión de activos e inventario
  • Control de accesos, asistencia y ubicación de personas
  • Automatización de salas de reuniones
  • Sistemas de video-audio conferencia
  • App móvil para gestiones y servicios del edificio

4. Integración

Se integran todos los sistemas para que trabajen en conjunto de manera centralizada, distribuida o en la nube.

5. Capacitación a usuarios

Se brinda entrenamiento a ocupantes sobre el uso de nuevas soluciones implementadas.

6. Medición y mejora continua

Se analizan métricas para optimizar procesos, aprovechar datos y seguir incorporando innovaciones tecnológicas.

Conclusión

La transformación hacia oficinas inteligentes es una tendencia en alza que reporta enormes beneficios en productividad, experiencia de trabajadores, sostenibilidad ambiental y ahorros significativos.

Representa todo un cambio de paradigma donde la tecnología se pone al servicio de las personas, facilitando tareas y haciendo la vida laboral más satisfactoria. Las empresas que adopten este modelo contarán con importantes ventajas competitivas.

Referencias

  1. Cisco Smart Offices
  2. Business News Daily, Adam Uzialko, The Smart Office: How Connected Tech Is Redefining the Workplace
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Felipe Argüello
Felipe Argüello

Felipe Arguello es el fundador de Infoteknico. Es un reconocido ingeniero especializado en sistemas de seguridad electrónica con una trayectoria de más de 30 años. Con un enfoque multidisciplinario, respaldado por su educación en Ingeniería Civil, Ingeniería Eléctrica y Protección Contra Incendios, y con múltiples certificaciones profesionales, ha liderado la implementación de soluciones de seguridad integral de importantes corporaciones en más de 25 países de América y Europa.

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