Los requisitos en la edición 2017 de NFPA 25, Norma para la inspección, prueba y mantenimiento de sistemas de protección contra incendios basados en agua , con respecto a la documentación hacen que las capacidades digitales de inspección, prueba y mantenimiento (ITM) sean cada vez más atractivas y útiles para los líderes de la industria.
Esto es especialmente cierto a medida que más jurisdicciones adoptan servicios de presentación de informes electrónicos para ayudar a simplificar los informes de prevención de incendios y los procesos de aplicación de códigos.
Echemos un vistazo a cada uno de los requisitos de mantenimiento de registros en la sección 4.3 de la edición 2017 de NFPA 25 desde el punto de referencia de una compañía que usa tecnología digital para documentar los resultados de la inspección, prueba y mantenimiento de sistemas de protección contra incendios basados en agua.
NFPA 25 Subsección 4.3.1
Se requieren registros para el sistema y sus componentes. Esto armoniza con la sección 4.6.1, que requiere pruebas de todos los componentes y sistemas. No es suficiente anotar que «(1) El sistema de tubería mojada fue inspeccionado y probado. Todo pasó. «El propietario o representante designado debe asegurarse de que los componentes que componen ese sistema se detallen y se contabilicen durante la prueba.
Si un componente falló, debe ser documentado individualmente. Esto también ayuda al contratista de servicios a citar el servicio y regresar al sitio para reparaciones. Esta necesidad es aún más crítica si está trabajando en un entorno sanitario altamente regulado.
Ya sea que se use un formulario tipo lista de verificación o un informe con una lista específica del tipo de dispositivo, la entrada digital de esta información acelera el proceso ITM para el contratista de servicios,
La subsección 4.3.1 también requiere que el informe esté disponible a petición de la Autoridad que tiene jurisdicción (AHJ). En lugar de escanear un informe de varias páginas y enviarlo por correo electrónico o, más despacio aún, enviar una copia impresa, enviar por correo electrónico o enviar un informe a través de un servicio web en formato digital al AHJ con un par de clics o pulsaciones es mucho más eficiente.
Además, proporcionar al AHJ la capacidad de escanear un código QR en el sitio real y acceder al informe en un teléfono o tableta crea instantáneamente ventajas de eficiencia aún más significativas para las partes interesadas. La mano de obra y el tiempo del contratista del servicio para proporcionar la documentación se reducen, la responsabilidad del propietario sobre el AHJ se cumple rápidamente, y el tiempo de espera del AHJ para recibir el informe para su revisión, especialmente cuando hay deficiencias, disminuye sustancialmente.
Subsección 4.3.1.1
Esta sección reconoce el uso creciente de los informes digitales en nuestra industria al permitir que los registros se almacenen y accedan electrónicamente. Los informes digitales hacen que sea significativamente más fácil para el propietario cumplir con los requisitos que siguen.
NFPA 25 Sección 4.3.2
Aquí encontramos las características mínimas requeridas para el informe. A primera vista, puede parecer liviano en los detalles. Sin embargo, el anexo B.4 aclara la expectativa de documentación proporcionando una lista de información recomendada para cada informe.
Si bien la NFPA 25 no llega a exigir ningún formato específico, sí proporciona una orientación excelente. Nuevo en la edición de 2017, el anexo B.4 describe lo que debería ser contenido estándar, independientemente del formulario o informe que elija. A medida que uno escanea este breve material informativo, queda claro cuán ventajoso es para el contratista de servicios ingresar este contenido digitalmente. Esto facilita que el inspector ingrese los datos y agilice la entrega al usuario final.
NFPA 25 Subsección 4.3.3
El dueño de la propiedad tiene la responsabilidad de mantener registros. La documentación digital de los registros de inspección se traduce en opciones más fáciles de almacenamiento, recuperación y entrega para el propietario, lo que ahorra tiempo y facilita la relación con el AHJ cuando se realiza una solicitud para el informe.
Esto también resuelve los desafíos logísticos para las empresas de administración de instalaciones o los propietarios de edificios con múltiples propiedades. Digamos que un gran fabricante industrial multinacional opera numerosas plantas en América del Norte, pero los empleados en la sede corporativa están realizando una auditoría.
Los auditores ahora pueden confiar en un único repositorio centralizado en línea de todos los informes requeridos. Ya no dependen de cada una de las instalaciones para proporcionar copias impresas o imágenes escaneadas de la documentación requerida.
NFPA 25 Sección 4.3.4
Con la generación de informes digitales también se incluye la capacidad de almacenar datos relacionados de la misma manera. Por ejemplo, los datos relacionados consistirían en pruebas de aceptación, hojas de datos, cálculos hidráulicos, certificados y construcciones nuevas, todos los cuales deben mantenerse durante la vigencia del sistema. En el transcurso de muchos años y muchos propietarios, tener estos datos almacenados digitalmente beneficia a todas las partes cuando los datos históricos deben ser accesibles rápidamente para referencia durante una consulta o encuesta de cumplimiento.
NFPA 25 Sección 4.3.5
La sección «Registros» finaliza con el requisito de un período de retención para la documentación, que actualmente es un año después de la siguiente actividad de ITM. Si cumple con los requisitos del Código Internacional de Incendios para el mantenimiento de registros, el período de retención no es inferior a tres años, y podría ser más largo si se especifica en otra sección de ese código o en otro estándar referenciado. Independientemente del período de retención que requiera su AHJ local, la documentación digital de los informes de ITM indefinidamente permite el almacenamiento seguro de los datos.
La documentación en papel sigue siendo válida y reconocida por todos los principales códigos y estándares de inspección, prueba y mantenimiento. Sin embargo, esos mismos códigos y estándares permiten alternativas electrónicas, reconociendo un conocimiento cada vez mayor de las ventajas que ofrecen los informes digitales.
La elaboración de informes en papel, que durante décadas ha sido el estándar de la industria, es costoso de producir y mantener, destacando los beneficios ecológicos que ahorran costos al ir sin papel. Junto con el acceso 24/7 y la facilidad de diseminación a las partes interesadas, las ventajas de los procesos ITM digitales se ven claramente en el tiempo y el dinero ahorrados, riesgo y responsabilidad reducidos, y ganancia muy apreciada de seguridad de informes que todo contratista de rociadores quiere y necesita .
AVISO IMPORTANTE: Este artículo y su contenido no son una Interpretación Formal emitida de conformidad con los Reglamentos de la NFPA 25. Cualquier opinión expresada es la opinión personal del autor y no necesariamente presenta la posición oficial de la NFPA y su Comité Técnico.
Usted puede adquirir una copia de la norma NFPA 25 aquí.
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