Coworkings: Soluciones de Control de Acceso

El control de acceso es un elemento crítico en la gestión de cualquier coworkings o espacio compartido o de trabajo colaborativo. Contar con sistemas avanzados que regulen el ingreso, tránsito y actividades de los usuarios es esencial por dos motivos:

Seguridad: Permite prevenir hurtos, sabotajes o la propagación de amenazas al tener trazabilidad de quien entra y sale, así como sus movimientos internos.

Optimización de recursos: Mediante la automatización de los chequeos de acceso se reduce el personal requerido y se posibilita la administración remota desde cualquier lugar.

Las soluciones de vanguardia aprovechan nuevas tecnologías como biometría, IoT, machine learning y sistemas en la nube para elevar los estándares de coworkings.

Al leer el artículo usted obtendrá:

  • Un panorama integral de las innovaciones en sistemas de control de acceso aplicables al ámbito de los espacios de trabajo colaborativo.
  • Comprensión de los beneficios tanto en términos de seguridad como de eficiencia operativa.
  • Conocimiento de casos de implementación reales en coworkings.

Curiosidades

  • De acuerdo a investigaciones, el 90 % de las empresas han experimentado algún incidente de seguridad física en el último año, siendo las más afectadas aquellas que operan en entornos abiertos de trabajo flexible como los coworkings.
  • Existe una demanda creciente por soluciones de control de acceso «sin fricción» que no obstaculicen la experiencia del usuario, como sistemas biométricos sin contacto que agilizan los ingresos.

Tecnologías Emergentes en Control de Acceso en Coworkings

El control de acceso en espacios de coworkings ha evolucionado rápidamente en los últimos años gracias a nuevas tecnologías como:

Sistemas Biométricos

  • Reconocimiento de huellas dactilares: permite identificar de forma única a cada usuario al escanear sus huellas. Es muy seguro ya que cada persona tiene un patrón único de huellas.
  • Reconocimiento facial: utiliza cámaras y algoritmos de inteligencia artificial para identificar rostros. Es muy cómodo porque no requiere contacto físico.

Según un estudio de Mordor Intelligence, el mercado de sistemas biométricos crecerá de USD 43 mil millones en 2021 a USD 94 mil millones en 2028.

Lectores de Tarjetas RFID

  • Las tarjetas RFID permiten la identificación sin contacto mediante ondas de radiofrecuencia.
  • Son muy versátiles, permiten configuraciones desde el control de acceso básico hasta opciones avanzadas como pago por uso de salas de reuniones.

Cerraduras Inteligentes

Integran sensores biométricos y comunicación inalámbrica para ofrecer flexibilidad y movilidad a los usuarios. Por ejemplo, pueden abrir puertas con una app móvil vinculada.

Integración con Otros Sistemas de Seguridad

La integración del control de acceso con otros sistemas brinda mayor seguridad y funcionalidades:

Conexión con Videovigilancia

  • Permite vincular los registros de acceso con las cámaras de CCTV para revisar eventos sospechosos.
  • Facilita la investigación forense en caso de incidentes de seguridad.

Sincronización con Alarmas y Sensores

  • Detecta intentos de intrusión no autorizados y activa automáticamente alarmas.
  • Monitorea condiciones ambientales para mayor protección contra incendios, inundaciones, etc.

Soluciones en la Nube

La nube ofrece importantes beneficios:

Ventajas de la Gestión Remota

  • Los administradores pueden gestionar en tiempo real los permisos de acceso de cualquier lugar mediante interfaces web.
  • Se optimizan las labores del personal de seguridad.

Seguridad de los Datos

  • Los servidores en la nube cuentan con altos estándares de seguridad física y cibernética.
  • El cifrado de datos protege la información ante posibles ataques.

Control de Acceso Móvil y Wearables

Las nuevas tecnologías expanden las posibilidades de acceso:

Aplicaciones Móviles

  • Permiten que los usuarios abran puertas, portones, torniquetes, etc. directamente desde su smartphone, sin necesidad de credenciales físicas.

Dispositivos Wearables

  • Relojes, pulseras o tarjetas inteligentes que integran comunicación NFC para acceso sin contacto con lectores compatibles.
  • Brindan comodidad y practicidad en el día a día.

Personalización y Escalabilidad

Los sistemas más modernos destacan por:

Adaptabilidad

  • Hardware y software personalizable para espacios de diferentes características.
  • Uso eficiente de los recursos disponibles.

Escalabilidad

  • Capacidad de ampliar a gran escala conforme aumentan las necesidades.
  • Compatibilidad garantizada entre equipos de diferentes generaciones.

Privacidad y Cumplimiento Normativo

Un buen sistema contempla:

Regulaciones de Protección de Datos

  • Integración nativa de controles y políticas alineadas a reglas como el RGPD en Europa o LFPDPPP (Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares en México)

Mejores Prácticas

  • Encriptación sólida de la información confidencial.
  • Monitoreo ante filtraciones accidentales de datos.
  • Auditorías periódicas.

Análisis Costo-Beneficio

Si bien la inversión inicial puede ser significativa, los beneficios a mediano y largo plazo son considerablemente mayores:

  • Ahorros en personal de seguridad.
  • Disminución de costos por incidentes de seguridad.
  • Incremento de ingresos por mayor demanda de espacios.
  • Mejor imagen corporativa.

Experiencia de Usuario

Los sistemas modernos se enfocan en:

Usabilidad

  • Interfaces intuitivas que agilizan los accesos y facilitan la gestión.
  • Menos necesidad de soporte técnico.

Capacitación

  • Tutoriales y manuales que permiten un aprendizaje rápido.
  • Atención personalizada a usuarios con requerimientos especiales.

Casos de Uso y Aplicaciones

Algunos ejemplos en coworkings reales:

WeWork San Isidro, Lima

WeWork Lima Torniquetes 1
Torniquetes de Control de Acceso | Fuente: Coworkings de WeWork Lima

Implementó torniquetes automáticos con lectores de huella dactilar, logrando que los 1,500 miembros accedieran de forma más ágil, al tiempo que mejoró la seguridad y el control.

Conclusión

Los sistemas modernos de control de acceso se posicionan como socio estratégico para que los espacios de trabajo compartido puedan mantenerse a la vanguardia, ofreciendo entornos óptimos bajo estándares globales de seguridad y eficiencia operativa.

Con una visión de largo plazo y asesoría adecuada durante la implementación, cualquier coworking puede encontrar soluciones escalables que se alineen a sus necesidades y presupuesto actuales, garantizando protección de datos sensibles, continuidad de negocio y experiencias extraordinarias para sus miembros.

Referencias

Preguntas Frecuentes

¿Cómo impacta un buen sistema de control de acceso en la productividad de un coworking?

Permite optimizar el uso de salas de reuniones, recursos audiovisuales y otros activos compartidos, ya que los usuarios pueden autogestionar reservas en base a disponibilidad en tiempo real, colaborando en vez de perder tiempo coordinando o esperando que assets queden libres.

¿Qué regulaciones aplican en LATAM sobre privacidad de datos de sistemas de control de acceso?

Cada país tiene legislación local como la LFPDPPP en México. Pero al hacer negocios globales, recomendamos adoptar por defecto los controles más avanzados como el cumplimiento con el RGPD de la Unión Europea.

¿Conviene más contratar los sistemas de control de acceso como servicio en la nube o comprar los equipos para operarlos internamente?

Depende del caso, pero los servicios en la nube ofrecen ventajas interesantes en cuanto a costos variables, menor inversión inicial y soporte experto incluido. Ideal para emprendimientos que aún proyectan su crecimiento.

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Felipe Argüello
Felipe Argüello

Felipe Arguello es el fundador de Infoteknico. Es un reconocido ingeniero especializado en sistemas de seguridad electrónica con una trayectoria de más de 30 años. Con un enfoque multidisciplinario, respaldado por su educación en Ingeniería Civil, Ingeniería Eléctrica y Protección Contra Incendios, y con múltiples certificaciones profesionales, ha liderado la implementación de soluciones de seguridad integral de importantes corporaciones en más de 25 países de América y Europa.

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